База данных "Эвакуация"
Версия от 14.03.2008 г.
1.Для работы с БД на компьютере должна быть установлена программа Access из комплекта MS Office 2000 pro или MS Office 2003 pro. Файл БД (Evak.mdb) может быть размещен в любом каталоге любого диска компьютера. Значок файла для удобства запуска лучше разместить на Рабочем столе Windows. Если у вас нет опыта работы с БД, для тренировки лучше сделать копию этого файла, поместить ее в другом месте и на ней отработать все перечисленные ниже операции. И только потом браться за основную базу.
    2.После запуска программы откроется главное меню БД:
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
    3.Перед началом работы (при первом запуске) необходимо заполнить настройки и справочные таблицы, данные из которых будут использоваться при подстановке. Для этого перейдите сначала на вкладку «Настройки» и заполните поля формы, стерев текст «Введите данные», служащий для обеспечения работоспособности БД,
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
а затем на вкладку «Справочники»:
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
Поочередно открывая справочные таблицы нажатием на кнопки, заполните их данными о структуре своей организации, районе(ах) эвакуации и СЭП(ах).
Эта операция уже сделана разработчиком в справочнике родственных отношений, поэтому заполнять эту таблицу не нужно:
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
При заполнении таблиц в поле «Код записи» ничего не вводите. Это поле заполняется счетчиком записей автоматически. Данные из этих таблиц в дальнейшем будут отображаться в документах так, как вы их ввели (грамматические ошибки, прописные и строчные буквы, пробелы и т.п.). Исправить все перечисленное можно в любой момент, снова открыв этот справочник как указано выше. Ошибочно внесенные записи можно удалить из таблицы.
ВАЖНО! Помните, что между таблицами, в которых хранятся данные, существуют связи и удаление из справочника записи, например, под номером 1 - «сын» повлечет за собой удаление из базы всех записей о членах семей работников, которые по отношению к этим работникам являются сыновьями.
    4.Перейдите на вкладку «Работа с базой» и нажмите кнопку слева от надписи «Сведения о работниках и членах их семей». Откроется форма, в которую необходимо занести сведения о работниках и членах их семей. Перемещение курсора из одного поля в другое можно производить клавишей клавиатуры Tab или мышью.
В полях, имеющих с правой стороны кнопку с черным треугольником (на рисунке выделена черным кружком), данные можно выбирать из списка, выпадающего при нажатии на эту кнопку. Выпадающий список формируется из данных справочных таблиц (см. п.3). Также предусмотрена автоматическая подстановка этих данных, если в не заполненное поле начать вводить сведения. По мере ввода первых букв программа будет предлагать заполнить поле одним из имеющихся в справочнике значений. Увидев подходящее значение, нажмите клавишу Tab или Enter.
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
Если введенное вами значение не занесено в справочник, программа запросит вас о необходимости внести новое для нее значение в таблицу. Прежде чем нажать кнопку «Да» подумайте, действительно ли это необходимо и не является ли новое значение уже имеющимся в таблице, но написанным  вами с ошибкой. После нажатия кнопки «Да» программа автоматически добавит новые данные в справочник и их можно будет использовать при дальнейшей работе.
Поле с датой рождения заполняется по маске. Поставив курсор в начало поля (или перейдя туда нажатием на клавишу Tab) вы увидите нечто, похожее на это |__.__.______ . Это и есть маска. Вводить нужно, например, так 05021952 (5 февраля 1952г.). Точки маска поставит сама.
Поле «Телефон» заполняйте без тире и пробелов, например 429759. Если к вашему компьютеру присоединен модем, а телефон включен в телефонную сеть через него, набрать номер работника для оповещения об эвакуации можно прямо из БД. Поместите курсор в поле «Телефон» и нажмите кнопку «Звонить». Запустится программа встроенной телефонии и запросит подтверждение правильности номера, который нужно набрать. Щелкните по кнопке «ОК» (или отмените звонок). После того, как вы услышите из модема гудки вызова, снимите трубку своего телефона и нажмите кнопку «Снять трубку» в окне программы дозвона. Дождитесь ответа абонента.
Переход к новой записи (чистому бланку) осуществляется кнопкой внизу формы (на рисунке выделены красным овалом). Кнопки обозначают слева направо: «к первой записи», «предыдущая запись», поле с указанием порядкового номера текущей записи, «следующая запись», «к последней записи», «новая запись». Есть возможность просматривать записи нажимая на клавиши клавиатуры PageUp или PageDown, а также прокручивать их колесиком мыши.
Переключатели «Эвакуируется» (Да/Нет) как в данных о работнике, так и напротив фамилий членов семьи, ставятся в положение «Да» при прибытии работника и членов его семьи на СЭП (в пункт сбора).
Переключатели «Убыл» расставляются автоматически после печатания эвакуационных списков для отправки в загородную зону (на районный СЭП). Положение переключателя может быть откорректировано и вручную.
5.Для печати различного рода списков перейдите на вкладку «Списки» и нажмите нужную кнопку. При  нажатии на кнопку «Эвакуационные списки по отделам» появится перечень отделов, где будет нужно щелкнуть мышкой по интересующему Вас подразделению и нажать кнопку «Печатать».
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
В ходе эвакуации в список работников на отправку будут включены только те работники и члены их семей, против которых в БД переключатели «Эвакуируется» будут поставлены  в положение «Да».
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
Отправьте список на печать обычным способом (клавишами Ctrl + P или выберите пункт «Печать» из меню «Файл»). Так же можно вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой мыши по списку, и выбрать из него пункт «Печать».
При закрытии окна со списком программа запросит вас о необходимости сделать отметки об убытии работников и членов их семей. Ответив на вопрос программы «Да», вы автоматически поставите лицам, включенным в список, переключатели «Убыл» в положение «Да».
ВАЖНО! Программа не предусматривает возможности отправки членов семьи без самого работника. Даже если работнику не ставить отметку «Эвакуируется», он все равно попадет в список на отправку. С этим придется смириться. Не беда, если сам работник вынужден на какое-то время задержаться в городе (например, он член эвакокомиссии). Его все равно надо ставить на учет в пункте размещения в загородной зоне, в том числе и для получения талонов на товары первой необходимости. А на учет можно встать только по эвакуационным спискам.
Есть и другая возможность. В отпечатанном списке вручную сделать отметку о том, что в отличии от членов семьи сам работник не убыл и заверить эту запись печатью. В форме с данными о работнике  поставить переключатели «Эвакуируется» и «Убыл» в положение «Нет» (положение переключателей напротив фамилий членов семьи не изменять!). Когда работник будет отправляться, поставьте ему отметку «Эвакуируется». Теперь при печатании очередного списка работник будет включен в него без членов семьи.
    6.Для быстрого поиска записи с данными о работнике щелкните мышкой по кнопке «Поиск». Откроется форма для ввода параметров поиска. Введите несколько первых букв фамилии работника (прописные или строчные - программе безразлично) и щелкните кнопку «Искать». Программа откроет первую найденную запись, отвечающую заданным параметрам. Если она окажется не той, что вы искали, нажимайте кнопку «Искать далее» до получению искомого результата. Для изменения параметров поиска нажмите кнопку «Новый поиск».
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
    7.Для удаления записи из БД в меню «Правка» выберите пункт «Удалить запись». Будет удалена текущая запись о работнике и связанные с ней записи о членах семьи. Если необходимо удалить запись о члене семьи, переместите курсор в любое поле записи о нем, откройте меню «Правка» и выберите пункт «Удалить запись». Будет удалена только запись о члене семьи.
    8.Для проверки полноты наполнения базы данных на вкладке «Списки» нажмите кнопку слева от надписи «Список работников, внесённых в базу». Будет сформирован список всех  работников, внесенных в базу данных. Список можно просмотреть, пользуясь кнопками перехода между страницами внизу окна отчета, или отправить его на печать, как указано выше.
    9.Файл БД распространяется с открытым программным кодом (не компилирован). Любой пользователь может изменить его так, как ему нужно, или исправить ошибки, допущенные разработчиком, который не является профессиональным программистом. Для просмотра кода при запущенной БД достаточно нажать клавиши Ctrl+G.
    10. БД «Эвакуация» за счет сокращения трудозатрат и времени на составление эвакуационных списков позволяет возложить на группу сбора и отправки эваконаселения эвакуационной комиссии организации обязанность по оповещению работников об эвакуации и ликвидировать ранее предназначавшееся для этого формирование оповещения и связи эвакокомиссии или существенно сократить его численность.

Бонус от разработчика
Встроенными средствами БД позволяет отфильтровать записи о работниках по выбранному вами параметру. Так, если поместить курсор в поле с наименованием структурного подразделения, щелкнув правой кнопкой мыши по указанному полю вызвать контекстное меню и выбрать в нём пункт «Фильтр по выделенному», то в форму будут выведены записи только о работниках этого структурного подразделения.
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
Просмотрев данные, не забудьте удалить фильтр, вызвав контекстное меню и выбрав соответствующий пункт в нём:
БД "ЭВАКУАЦИЯ" Эвакуация работников и членов их семей
Публикация материалов возможна при ссылке на http://gochs.info
© Сергей Кульпинов 2003
Яндекс.Метрика